Unflexibel, ineffizient und abhängig dank Software?

Folgende Tipps zur Auswahl von Unternehmens-Software führen garantiert zur Unzufriedenheit:

Nehmen Sie die erstbeste Software oder hören Sie nur auf die Meinung anderer

Sie müssen sich nicht vorher klar werden, was Sie eigentlich brauchen. Orientieren Sie sich an dem, was Ihnen gerade so unterkommt und hören Sie auf andere, die eine Software für so etwas Ähnliches einsetzen.

Vertrauen Sie dem Anbieter, dass alles kein Problem ist

Die kleinsten Probleme sind diejenigen, die erst gar nicht im Detail besprochen werden. Ist auch kein Thema, schließlich kann die IT alle Anforderungen erfüllen und Geld spielt für Sie keine Rolle.

Desto mehr Funktionen, desto besser

Wenn Sie schon investieren, dann soll die neue Lösung alle Stückerln spielen. Egal, wie oft Sie eine Funktion wirklich nutzen – ein solches System muss Sie in allen Lebenslagen unterstützen. Außerdem müssen auch zukünftig benötigte Funktionen vorhanden sein, Sie werden sie sicher brauchen.

Bloß keine Anpassung an die eigene Organisation 

Das neue System war ja schon teuer genug und außerdem kann es eh alles. Die paar Anpassungen werden schon im Laufe der Zeit geschehen, wenn Sie sich mit dem System besser auskennen. Und Lernen nach der “Versuch und Irrtum” Methode ist sowieso die beste Art für die Anwender, mit dem neuen System zurecht zu kommen.

Ein System ersetzt alles

So wie SAP, Oracle, Baan und die anderen großen Anbieter das machen, ist es ideal: ein System deckt alle Bereiche des Unternehmens ab und ersetzt alle bestehenden Systeme: das ist einfach! Außerdem wird diese Software von vielen Unternehmen eingesetzt, womit sie gut sein muss – eine Unterscheidung nach Modulen ist hier nur unnützer Aufwand. Und Sorgen über die Zukunftssicherheit der Investition muss man sich bei einem großen Anbieter auch keine machen.

Machen Sie sich keine Gedanken über den Betrieb 

Die Auswahl der richtigen Software und des richtigen Anbieters ist schon Arbeit genug. Der Anbieter wird dann auch die passende Lösung für den Betrieb haben. Über Datensicherheit, Verfügbarkeit und Kosten müssen Sie sich im Vorhinein keine großen Gedanken machen.

Holen Sie mehr aus Ihren IT-Systemen

Die IT erschlägt Probleme gerne mit neuen Produkten. Dabei wird die vorhandene Technik oft bei weitem nicht ausgenutzt.
Wenn Sie die aktuelle wirtschaftliche Situation für Verbesserungsmaßnahmen nutzen wollen, dann sollen Sie das Zusammenspiel von IT, Organisation und Anwender unter die Lupe nehmen.

Wenn IT-Systeme nicht das bringen, was Sie, Ihre Mitarbeiter oder Kunden erwarten, dann kann das natürlich technische Ursachen haben. Versuchen Sie jedoch auch den Blick über die Technik hinaus: Wie gut unterstützt die IT die Abläufe und Organisation? Wie gut kommen die Anwender mit der IT zurecht?

Herausfinden, wo es besser laufen könnte

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden und achten Sie auf Antworten, die auf Redundanzen, Umständlichkeiten, fehlende Wertschöpfung oder Know-how-Mangel hinweisen.

Antworten können sein:

• “Hier muss ich die Daten noch einmal erfassen”
• “Das ist kompliziert”, “Das sollte einfacher sein”, “Das ist unpraktisch”
• “Das System braucht das”
• “Ich weiß nicht wie das geht”, “Ich mach das lieber so” 
• “Das braucht so lange”

Vor der Durchführung einer Umfrage ist es wichtig den Zweck allen Beteiligten klar kommunizieren. Damit vermeiden Sie Falschinterpretationen und Gerüchte, die sehr negativ wirken können.

Lösungsansätze

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden auch, ob Sie Vorschläge haben, wie etwas besser laufen könnte. Die Antworten zeigen oft eine andere Perspektive in der Lösungsfindung.

Zwei Lösungsansätze möchte ich hier etwas genauer skizzieren:

Integration von IT und Organisation verbessern

Ich wage zu behaupten, dass bei vielen Unternehmen die Integration von IT und Organisation zum Teil stark verbesserungswürdig ist.

Mögliche Gründe dafür:

• Bei der Einführung der IT hat man wenig auf die Abläufe geachtet und wollte sich an das IT-System “gewöhnen”. Anpassungen sind dann kaum passiert.
• Die Organisation hat sich weiterentwickelt und die IT wurde nicht mit angepasst.
• Das IT-System hat sich weiterentwickelt und bietet nun Funktionalitäten, die nicht genutzt werden.
• Die Abläufe sind nicht den Tatsachen entsprechend dokumentiert, womit eine gute Umsetzung in die IT verhindert wird.

Eine übliche Vorgangsweise zur Verbesserung ist:

• Dokumentation der Abläufe und dafür sorgen, dass diese zukünftig möglichst aktuell bleibt
• Bewerten der Verbesserungspotentiale hinsichtlich Kosten und Nutzen
• Erstellen einer Prioritätsliste mit Ausnutzung von kurzfristigen Verbesserungsmöglichkeiten (Quick-Wins)
• Umsetzung der Top Maßnahme bzw. Maßnahmen als Verbesserungsprojekt(e)

Schulung der Anwender

Die Schulung der Anwender – am besten begleitend während der Arbeit – kann viel zur Effizienzverbesserung beitragen. Vor allem dann, wenn aus der Untersuchung von vorhin deutliche Wissensmängel aufgedeckt wurden.
Sinnvoll ist für die wichtigen Applikationen einen Experten (Key User) im Unternehmen zu ernennen und gut auszubilden. Dieser kann sein Wissen an die anderen Anwender – oft als Antwort auf kurze Fragen - weitergeben.

Fazit

An der Schnittstelle zwischen Mensch, Organisation und Maschine anzusetzen bringt oft mehr, als bestehende Technik auszutauschen.