Mittelstand in Österreich

April 3, 2009

Holen Sie mehr aus Ihren IT-Systemen

Die IT erschlägt Probleme gerne mit neuen Produkten. Dabei wird die vorhandene Technik oft bei weitem nicht ausgenutzt.
Wenn Sie die aktuelle wirtschaftliche Situation für Verbesserungsmaßnahmen nutzen wollen, dann sollen Sie das Zusammenspiel von IT, Organisation und Anwender unter die Lupe nehmen.

Wenn IT-Systeme nicht das bringen, was Sie, Ihre Mitarbeiter oder Kunden erwarten, dann kann das natürlich technische Ursachen haben. Versuchen Sie jedoch auch den Blick über die Technik hinaus: Wie gut unterstützt die IT die Abläufe und Organisation? Wie gut kommen die Anwender mit der IT zurecht?

Herausfinden, wo es besser laufen könnte

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden und achten Sie auf Antworten, die auf Redundanzen, Umständlichkeiten, fehlende Wertschöpfung oder Know-how-Mangel hinweisen.

Antworten können sein:

  • „Hier muss ich die Daten noch einmal erfassen“
  • „Das ist kompliziert“, „Das sollte einfacher sein“, „Das ist unpraktisch“
  • „Das System braucht das“
  • „Ich weiß nicht wie das geht“, „Ich mach das lieber so“ 
  • „Das braucht so lange“

Vor der Durchführung einer Umfrage ist es wichtig den Zweck allen Beteiligten klar kommunizieren. Damit vermeiden Sie Falschinterpretationen und Gerüchte, die sehr negativ wirken können.

Lösungsansätze

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden auch, ob Sie Vorschläge haben, wie etwas besser laufen könnte. Die Antworten zeigen oft eine andere Perspektive in der Lösungsfindung.

Zwei Lösungsansätze möchte ich hier etwas genauer skizzieren:

Integration von IT und Organisation verbessern

Ich wage zu behaupten, dass bei vielen Unternehmen die Integration von IT und Organisation zum Teil stark verbesserungswürdig ist.

Mögliche Gründe dafür:

  • Bei der Einführung der IT hat man wenig auf die Abläufe geachtet und wollte sich an das IT-System „gewöhnen“. Anpassungen sind dann kaum passiert.
  • Die Organisation hat sich weiterentwickelt und die IT wurde nicht mit angepasst.
  • Das IT-System hat sich weiterentwickelt und bietet nun Funktionalitäten, die nicht genutzt werden.
  • Die Abläufe sind nicht den Tatsachen entsprechend dokumentiert, womit eine gute Umsetzung in die IT verhindert wird.

Eine übliche Vorgangsweise zur Verbesserung ist:

  • Dokumentation der Abläufe und dafür sorgen, dass diese zukünftig möglichst aktuell bleibt
  • Bewerten der Verbesserungspotentiale hinsichtlich Kosten und Nutzen
  • Erstellen einer Prioritätsliste mit Ausnutzung von kurzfristigen Verbesserungsmöglichkeiten (Quick-Wins)
  • Umsetzung der Top Maßnahme bzw. Maßnahmen als Verbesserungsprojekt(e)

Schulung der Anwender

Die Schulung der Anwender – am besten begleitend während der Arbeit – kann viel zur Effizienzverbesserung beitragen. Vor allem dann, wenn aus der Untersuchung von vorhin deutliche Wissensmängel aufgedeckt wurden.
Sinnvoll ist für die wichtigen Applikationen einen Experten (Key User) im Unternehmen zu ernennen und gut auszubilden. Dieser kann sein Wissen an die anderen Anwender – oft als Antwort auf kurze Fragen – weitergeben.

Fazit

An der Schnittstelle zwischen Mensch, Organisation und Maschine anzusetzen bringt oft mehr, als bestehende Technik auszutauschen.

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