Mittelstand in Österreich

Februar 24, 2010

Der Weg aus der Zettelwirtschaft

Sie wollen mehr Ordnung im Büro? Hier ein paar Tipps zur Bewältigung der administrativen Aufgaben im Unternehmen.

Was ist so schlecht an einer Zettelwirtschaft?

Zettelwirtschaft ist ja ein negativ besetztes Wort. Man umschreibt damit einen Zustand von Unordnung bis Chaos im Büro. Meine Hypothese ist, dass ein Unternehmen mit einer Zettelwirtschaft früher oder später in ernsthafte finanzielle Schwierigkeiten gerät.

Natürlich hat nicht jeder Mensch die gleiche Vorstellung von Ordnung. Ebenso sind die Auswirkungen von Unordnung nicht immer katastrophal. Für ein gesundes Unternehmen jedoch muss sichergestellt sein, dass

  • der Zahlungsfluss passt
  • die Finanzsituation des Unternehmens jederzeit bekannt ist
  • Rechnungen korrekt erstellt werden
  • Lohnabrechnungen korrekt und zeitgerecht erfolgen
  • Vereinbarungen mit Kunden und Lieferanten nachvollziehbar sind
  • gesetzliche Dokumentationspflichten erfüllt werden
  • Aufzeichnungen zur Qualitätssicherung (Haftung, Gewährleistung) erfolgen
  • möglichst wenig verloren geht

Um diese Aufgaben zu erfüllen, ist eine gute Portion von Ordnung notwendig.

Wie schafft man Ordnung im Büro?

Der Schlüssel liegt in einer guten Ablauforganisation:

  • Die Aufgaben unter den Mitarbeitern verteilen und die Verantwortungen klären
  • Die Aufgaben in Ablauf und geforderter Qualität dokumentieren
  • Dokumentation zur Nachvollziehbarkeit
  • Für Kontrollen sorgen

Was kann EDV / IT hier beitragen?

Eine gute Organisation ist die Voraussetzung, damit mit EDV / IT das Unternehmen noch effizienter werden kann. Der Beitrag der EDV / IT kann sein:

  • Aktuelle Daten zur Betriebssteuerung (Finanzen, Verkauf, Aufträge, Lager usw.)
  • Teilautomatisierung von betrieblichen Abläufen
  • Schnelle Nachvollziehbarkeit für alle in der EDV / IT dokumentieren Vorgänge und Vereinbarungen
  • Schnelle und korrekte Rechnungslegung, Lohnverrechnung
  • Erfüllung von gesetzlichen Dokumentationspflichten
  • Datenbasis für die Verbesserung des Unternehmens

Wie erreicht man das?

Die konkrete Lösung ist für jedes Unternehmen anders. Deshalb, weil auch die Ausgangssituation immer eine andere ist. Folgende generelle Vorgangsweise empfehle ich Ihnen:

  1. Analyse der Ist-Situation
  2. Finden von Problemstellen und Verbesserungspotentialen
  3. Finden von prinzipiellen Lösungswegen und Erstellen einer groben Maßnahmenliste
  4. Finden von “Quick-Wins” und Priorisieren der Maßnahmen
  5. Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen zur Erreichung der “Quick-Wins”
  6. Umsetzung der anderen Verbesserungsmaßnahmen nach Prioritäten
  7. Ergebniskontrolle
  8. Nachbessern

Tipps

  • Das ist ein Organisations- und kein EDV / IT-Thema
    Die Reduktion auf den Einsatz von neuen IT-Systemen meist zu wenig. Eine gute Organisation ist die Basis, damit EDV / IT den höchsten Nutzen bringen kann.
  • Lieber nur einen Schritt nach dem anderen
    Nehmen Sie sich nicht alles auf einmal vor. Lieber nur eine Maßnahme nach der anderen und diese ordentlich umsetzen.
  • Bestimmen Sie einen “Verbesserungs-Beauftragten”, der nicht der Chef ist
    Die Umsetzung ist bekanntlich immer der schwierigste Teil. Damit die Maßnahmenliste nicht einfach in der Schublade verschwindet, sollten Sie jemanden bestimmen, der den Fortschritt verfolgt und die offenen Punkte immer wieder in Erinnerung ruft. Der Chef ist dafür nicht geeignet, da er oft die größte Umsetzungsarbeit zu leisten hat. Ggf. sollten Sie sich dafür externe Unterstützung holen.
  • Richten Sie Ihr Unternehmen auf kontinuierliche Verbesserung aus
    Ein solches Organisationsprojekt braucht seine Zeit, bis es umgesetzt ist. Es wäre nur normal, wenn sich in der Zwischenzeit auch die Anforderungen an Ihr Unternehmen geändert haben.
    Aus dem Verständnis heraus, dass stetige Veränderung normal ist, sollten Sie auch Ihr Unternehmen auf permanente Weiterentwicklung einrichten.

Sie möchten mehr wissen?

Wenn Sie mehr erfahren möchten, so kontaktieren Sie mich unter ms@itplusorganisation.at
Ich stehe für ein unverbindliches Gespräch in Ihrem Haus gerne zu Verfügung.

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