Mittelstand in Österreich

August 31, 2015

IT-Systeme: Wieviel Pflichtenheft braucht es?

Filed under: IT und Organisation — Matthias Santer @ 9:09 am
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Die Basis für die Auftragsvergabe zur Implementierung eines IT-Systems ist in der Regel ein Pflichtenheft oder auch Anforderungskatalog. Im Rahmen der Implementierung sind oft auch individuelle Anpassungen (Konfiguration, Entwicklung von Schnittstellen etc.) gefordert, welche im Pflichtenheft detailliert sein müssen.

Fehler und Unklarheiten am Beginn (bei der Vergabe) führen zu größeren Problemen am Ende (im Systembetrieb): Eine genaue Definition der Anforderung ist deshalb sehr zu empfehlen.

Ich möchte jedoch gleich anmerken, dass auch eine sehr hohe Genauigkeit des Pflichtenhefts keine Garantie für Fehler-/Problemlosigkeit des IT-Systems bringt. Das liegt daran, dass das Pflichtenheft ja nicht der einzige Einflussfaktor für das Ergebnis (IT System) ist.

Ein Pflichtenheft braucht es also – aber auch wenn sehr detailliert, ein Restrisiko für Fehler bleibt.

Welcher Detaillierungsgrad ist nun sinnvoll?

Mein Ansatz ist schon vor der Vergabe die Abnahme des IT-Systems zu überlegen, also nach dem Motto „Was muss am Schluss vorhanden sein?“. Dabei wird definiert, wie und anhand welcher Kriterien das IT-System geprüft und abgenommen wird (Feststellung der Vertragserfüllung).

Wichtig ist bei der Definition der wesentlichen Abnahmekriterien (hohes Risiko) darauf zu achten, dass diese eindeutig und ggf. auch von Dritten klar als „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ beurteilt werden können. Ein Kriterium wie z.B. „das System muss einfach zu bedienen sein“ ist nicht eindeutig beurteilbar. Dafür sind Ausprägungen von „schnell“ zu definieren, sofern diese Anforderung wichtig ist.

Das Pflichtenheft muss nun zumindest die Abnahmekriterien (das „Soll“) sowie eine Beschreibung der Ausgangssituation (das „Ist“) abbilden. Weiters sind alle geforderten Leistungen nu nennen, wobei die Leistung „Feinspezifikation“ dabei sein sollte. Bei der „Feinspezifikation“ analysiert der Lieferant die Lücke bzw. „Ist“ und „Soll“ und erstellt einen Systementwurf (Lastenheft).

Sofern Sie die Geschäftsabläufe optimieren wollen, sollen Sie mehr Zeit in die Anforderungsanalyse investieren. Die Diskussion über die Anforderungen an das IT-System mit den zukünftigen Anwendern hilft bei der Einschätzung, was technisch lösbar ist und deckt auch Verbesserungsbedarf in der Organisation auf. Das hilft beim „Right-Sizing“ der IT-Lösung, da organisatorische Probleme in der Regel nicht mit IT-Systemen gelöst werden können.

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1 Kommentar »

  1. If gamers know what odds are essential to produce one winning hand,
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    Kommentar von Phil — November 7, 2018 @ 8:01 am | Antwort


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